「いかにして優秀な人材を獲得するか？」これは、企業が抱える大きな課題のひとつでしょう。
新卒および中途採用では、採用業務が多岐にわたります。採用業務の中で非効率な部分を見直し、採用業務フローを改善することで、優秀な人材の獲得が可能になります。
本記事を通して、採用業務フローの各段階をいかに効率的に進めるかを学び、実際の成功事例を見ながら、採用活動の成功につなげましょう。
この記事でわかること
- 採用業務の基本とフロー
- 採用業務フローの最適化方法
- 採用担当者の課題と解決策
こんな人におすすめの記事です
- 新たに採用担当者として任命され、採用業務フローの改善に取り組む必要がある人事部門のスタッフ
- 人事部門のリーダーや経営層
目次
採用業務とは
採用業務とはその名のとおり、採用に関わる業務全体のことを指します。また、企業が新たな人材を獲得するために設計した一連の計画的かつ組織的な流れが採用業務フローです。
ここでは、
- 採用業務内容の全体像
- 採用計画の立案と重要性
について、解説していきます。
採用業務内容の全体像
採用業務を成功させ、優秀な人材を獲得することは、企業が長期的な競争力を維持し、成長を続けるために不可欠といえるでしょう。
採用業務の全体像は、採用計画の立案、募集活動の計画と実行、応募者の選考・面接、最終的な採用決定と内定者フォローという流れになります。
新卒採用、中途採用ともに大まかな流れは変わりませんが、新卒採用では、書類選考や適正試験といった面接の前段階により多くの時間を割く傾向があります。
採用計画の立案と重要性
採用計画の立案は、事前に明確な計画を立てることで、採用業務フロー全体の効率を向上させ、不必要な時間やコストの浪費を防ぎます。
現在および将来の事業目標に基づいて、どのような職種が必要か、どのようなスキルや経験が求められるかを事前に把握しておくことが重要になります。
採用計画の重要性
- 質の高い応募者の確保
採用計画に基づいて戦略的に採用活動することで、より質の高い応募者を見つけられます。
- 多様性の促進
採用計画に多様性を取り入れることで、異なる背景を持つ人材を引き寄せ、組織の革新と競争力を高めます。
- 組織の成長と発展
適切な人材を確保することは、組織の持続可能な成長と発展に直結します。特に、急速に変化する市場環境では、適切な人材が企業の競争力を左右します。
このように、採用計画の立案と実施は、人事部門だけでなく、経営層にとっても重要なプロセスとなるでしょう。
採用業務のフロー
採用業務フローは、組織によって異なる場合がありますが、効率的な人材獲得のため重要なステップとなります。
ここでは、
- 採用戦略の策定と母集団形成
- 応募者選考プロセス：書類選考から面接まで
について、解説していきます。
採用戦略の策定と母集団形成
採用戦略を策定する際には、以下の要素を考慮することが重要です。
採用戦略の策定
- 組織の目標とニーズの理解
採用活動を開始する前に、組織の現在および将来の目標を理解し、それに基づいて必要な人材の種類を特定します。
- ターゲット応募者の特定
求める人材のスキル、経験、適合性を定義します。この情報は、求人広告や採用Webサイトのなかで発信していくと良いでしょう。
- 採用媒体の選定
ターゲット応募者が利用するであろうメディアやSNSを調査し、それらを通じて採用活動をします。採用活動における母集団形成とは、自社に適任の応募者を多く集めることです。母集団形成戦略には、以下のような方法があります。
- メディアの活用
採用Webサイト、Twitter、Facebook、YouTubeなどのメディアを利用して、求人情報を共有し、企業の文化や働きがいについての情報も発信します。
- 従業員のリファラル（推薦・紹介）採用
従業員による推薦は、質の高い応募者を獲得する効果的な手段です。インセンティブ（報酬）を設定することで、従業員の参加が増加する傾向があります。
採用戦略の策定と母集団形成は、採用を成功させるために重要ですので、戦略的な計画と実行により、採用活動の成功につなげましょう。
応募者選考プロセス：書類選考から内定まで
応募者選考プロセスは通常、書類選考から始まり、面接を経て最終的な採用判断に至ります。
以下に、書類選考から内定に至るまでのステップを具体的に説明します。
①選考プロセス
- 書類選考
応募者が提出した履歴書や職務経歴書を慎重に検討し、職務要件との適合性を評価し、面接に進む応募者を選びます。
- 適性試験
必要に応じて、スキルテストや性格試験などを実施します。
- 面接
一次面接、二次面接など、複数の面接を通じて応募者の適性、スキル、動機を評価します。面接は、オンライン面接、集団グループ面接など、段階を経て実施する例も多くあります。
②採用決定と通知
- 採用決定
最終的な選考を経て、採用する応募者を決定します。
- 採用決定通知書の発行
採用条件（給与、福利厚生、職務内容など）を記載した正式な採用決定通知書を発行し、応募者に提示します。
③内定者フォロー
- 目的
内定辞退率の低下、ミスマッチの防止、入社後のパフォーマンス向上を目的として、内定者フォローを実施します。
- 実施内容
企業の最新ニュース配信、内定者向けイベントの案内と実施、オンライン研修などを実施します。
④オンボーディング（入社後に必要とされる業務上の知識やスキル、社会人としてのマナーを教育すること）
- 入社手続き
雇用契約の締結、必要な書類の提出など、入社に必要な手続きをします。
- 研修と導入プログラム
新入社員が組織の一員として迅速に適応できるよう、研修や導入プログラムを提供します。
採用活動を成功させるための戦略とは
採用活動を成功させるためには、採用業務を工夫する必要があります。
ここでは、
- 効果的な募集活動
- 採用業務フローの最適化
について、解説していきます。
効果的な募集活動
質の高い応募者を惹きつけ、選考段階へと導くための募集活動の要素をいくつか紹介します。
効果的な募集活動の要素
- 複数のチャネルを利用する
オンライン（企業側採用Webサイト、SNS、求人Webサイトなど）とオフライン（新聞広告、合同説明会、業界イベントなど）の両方を利用して、広範囲に募集活動をします。
- 応募プロセスを簡素化する
応募手続きを簡単にし、時間のかかる手順や複雑な入力手続きなどを減らすことで、応募者の離脱率を低減します。
- 採用ブランディング
企業がどのような働き方を提供し、なぜ働きがいのある場所なのかをアピールします。企業側採用Webサイトに従業員の証言、職場の写真などを掲載し、企業の魅力を伝えます。
採用業務フローの最適化
以下に、採用業務フローの最適化に役立つ方法をいくつか紹介します。
採用業務フローの最適化に役立つ方法
- 自動化ツールの導入
採用管理システム（「Applicant Tracking System」ATS）を活用して、履歴書のスクリーニング、応募者追跡、コミュニケーションの自動化をします。これにより、手動でのデータ入力や応募者管理の負担が減少します。
参考：採用管理システム比較14選！一覧で新卒向け・中途向けなど紹介
- データ分析
応募数、面接率、採用率などのKPI（Key Performance Indicator）を設定し、これらのデータを定期的に分析して採用業務フローを評価します。
採用担当者に不可欠なスキルと課題
採用担当者は、様々な課題に対処しながらスキルアップを図ることが求められます。
ここでは、
- 採用担当者に必要なスキルと知識
- 採用業務量増加への対応
について、解説していきます。
採用担当者に必要なスキルと知識
採用担当者に必要なスキルと知識
- スキル
採用担当者は、応募者に信頼感を与え、様々な背景を持つ人々と良好な関係を築く対人スキルが必要になります。また、採用業務においては、社員への面接官の依頼や、経営層への説明など、社内関係者とのコミュニケーション能力も必要になります。
- 知識
最新の採用トレンドと技術に精通し、採用法規に関する知識も持っている必要があります。
採用業務量増加への対応
採用業務量の増加は、企業にとって大きな課題です。
ここでは、業務量の増加に対応するためのいくつかの方法を紹介します。
採用業務量増加への対応方法
- テクノロジーの活用
採用管理システム（ATS）、オンライン面談ツール、AI駆動のスクリーニングツールなど、新しいテクノロジーを積極的に取り入れて業務を効率化します。
- アウトソーシングと外部リソースの活用
人事管理、経理などの業務を外部の専門業者に委託することで、核心業務に集中できるようにします。また、繁忙期に外部の人材を一時的に雇用 することで、業務量の負荷を減らせます。
- リモートワークとオンライン採用
リモートワークの普及に伴い、オンライン面談やオンラインオンボーディングなど、新しい採用手法を取り入れることで、業務効率化が図れます。
採用業務の成功事例から学ぶ
採用業務の成功事例を学ぶことは、採用戦略を改善し、組織の採用業務フローを最適化するために重要です。
ここでは、
- 採用成功企業の事例紹介
- 採用業務フロー改善による実際の成果
について、解説していきます。
採用成功企業の事例紹介
採用業務フローの「採用計画・戦略の立案」「募集活動の計画と実行」部分に力を入れ、採用ブランディングに基づいて採用活動を成功に導いた例を紹介します。
こちらは、企業の明確な理念（ミッション・ビジョン・バリュー＝MVV）を共感型採用メディアで発信することで、応募者のミスマッチをなくし、同時に新卒だけではなく、中途採用者も含めた幅広い層にアプローチし成功した（2年で社員数が2倍に増え、それに伴い売上も2倍になった）実例です。
採用業務フロー改善による実際の成果
こちらは、ブランディングの確立により、わかりにくかった自社の価値を明確に言語化しました。
その上で、抽出したブランド要素で採用サイトを構築し、新卒採用初年度から120名もの応募を実現するなど成功した実例です。
まとめ：採用業務内容とフローを理解し、組織の成長につながる採用を成功させよう
「人財」ということばがある通り、企業にとって優秀な人材を獲得することは、その企業にとって重要な業務となっています。
一方で、採用担当者が抱える課題も多く、採用業務フローの改善は、企業にとって待ったなしの状況にあるといえます。
テクノロジーの活用、簡略化された面接プロセス、データに基づく意思決定などを通じて、採用業務フローを改善し、採用活動の成功につなげましょう。
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Y.SEIYA
事業推進室 Webブランディングプロデューサー
2014年新卒入社。営業所を立ち上げ4名体制まで拡大。800社以上の中小企業のWebブランディングに従事。現在は手掛けた実績を活かし、全国の中小・地方企業様のさらなる事業成長へ向け活動中。
Twitter：https://twitter.com/seiya19911225